Traitement des factures clients
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La gestion et le suivi des factures clients se fait dans le module COMPTABLITÉ
Les factures sont proposées de manière automatisées sur la base des documents tels que les bons de commande ou bons de livraison. Il faut donc éviter les factures saisies manuellement sous peine de devoir mettre à jour les stocks.
Le système génère des brouillons de factures à partir des bons de commande ou des expéditions.
Tant que ces factures ne sont pas confirmées, elles peuvent être modifiées (ajout de réductions commerciales, condition de règlement, frais de port, etc.) et elles ne sont pas comptabilisées c’est-à-dire qu’aucune écriture comptable n’est passée. De plus, aucun numéro n’est affecté à la facture et l’échéance n’apparait pas.
Facture bleu Brouillon : le responsable des ventes ou l’entrepôt a fait la demande de création de facture suite au traitement de la commande
Facture noire Ouverte : la facture a été approuvée par le responsable administratif, elle est en attente de règlement. Le numéro est incrémenté, la date est appliquée et les écritures comptables sont générées.
Une facture peut être validée à partir de la liste en passant par le menu textuel.
Une facture doit être validée pour passer à l’état OUVERTE
Facture OUVERTE validée. La facture possède maintenant un numéro unique. Par défaut, il est formé SAJ/ANNÉE/NUMÉRO À 5 CHIFFRES comme SAJ/20NN/00023. Elle ne peut plus être modifiée, et elle est basculée en comptabilité c’est-à-dire que les écritures sont automatiquement générées.
La facture est désormais en attente de règlement.
Facture Pro Forma – Ne correspond pas au système comptable français. La facture n’a pas encore de numéro de facturation mais les écritures comptables correspondantes sont créées et le suivi de la créance est assuré.
La date d’échéance est calculée automatiquement au moment de la création des écritures comptables c’est-à-dire lors de la validation du document. Pour assurer un meilleur suivi, le nom de l’utilisateur à l’origine du document est renseigné ainsi que le numéro du document à l’origine de la facture.
Il est possible de visualiser les écritures comptables de la facture en cliquant sur le numéro de la pièce comptable
Une fois validée, il est possible d’imprimer le document
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Traitement par lot Il est possible d’effectuer un traitement non pas facture par facture mais par groupe de factures. Il suffit de cocher dans la liste des factures celles à imprimer puis de lancer l’impression. |  |
 | Un avoir est un document qui rectifie complètement ou partiellement une facture OUVERTE. Il est possible de générer un avoir et le rapprocher directement d'une facture depuis le formulaire de la facture. Lorsqu’une facture est OUVERTE, il est impossible de la modifier autrement que par le principe de l’avoir. Le logiciel gère 3 types de rectifications de facture validée. |
Le client Agrolait nous signale une erreur de facturation. Nous avons facturé 1 [LAP-E5] Portable E5023 en trop. Il convient d’établir l’avoir correspondant à partir de la facture initiale pour éviter tout oubli dans les conditions de vente.
Client >factures clients> il faut sélectionner dans la liste des factures celle qui doit faire l’objet d’un avoir (ex : retour de marchandises, erreur de facturations, etc.).
Il convient ensuite d’éditer la facture à transférer en avoir
Choix du type de remboursement
Il est important de rappeler qu’une facture OUVERTE ne peut plus être modifiée, elle devient définitive et l’écriture comptable est créée. Le seul moyen pour rectifier une erreur de facturation, c’est d’établir un avoir. Le logiciel propose différentes rectifications :
· AVOIR <remboursement de facture> : la facture est transformée en avoir à modifier en fonction des rectifications à apporter à la facture initiale.
· ANNULER LA FACTURE <facture annulée> : la facture est annulée dans sa globalité et les écritures liées sont supprimées. Il est possible par la suite de la remettre en brouillon pour pouvoir la modifier.
Pour pouvoir annuler une facture ouverte, il faut avoir au préalable installé le module Annuler les écritures et mis à jour le journal concerné en cochant la case Autoriser l'annulation d'écriture
Clients > Avoir clients > il faut sélectionner dans la liste l’avoir.
L’avoir créé contient toutes les lignes de la facture de référence 1 . Il convient d’inscrire le nombre d’articles retournés en modifiant la ligne [LAP-E5] Portable E5023 et de supprimer les lignes des articles conservés [PD-SP4] Clé USB, SP-4 et [HEAD-USB] Écouteurs USB.
Une fois VALIDÉ, l’avoir devient définitif, il ne peut plus être modifié. Le numéro de la facture d’avoir est incrémentée, une date d’échéance est indiquée et l’écriture comptable est créée et validée.
Certains types d’avoir ne peuvent pas être créés à partir de la facture initiale (ex : réductions accordées hors factures, etc..), il convient de les créer directement Clients>Avoirs clients>créer l’avoir
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 | Un avoir pour marchandises retournées et non remplacées fait l’objet d’un traitement particulier en 3 étapes : · BL CLIENTS retourner les marchandises livrées · RÉCEPTIONS confirmer l’entrée en stock des marchandises retournées · COMPTABILITÉ>AVOIRS CLIENTS valider la facture d’avoir |
Le client Agrolait nous retourne 1 [A1232] iPad Mini défectueux. Il nous demande l’avoir correspondant.
Entrepôt ➔ Toutes les Opérations
Il convient de rechercher dans la liste livraisons terminées, celle du client Agrolait puis d’ouvrir son BL.
Il faut cliquer sur ANNULER LE TRANSFERT pour réaliser le retour en stock.
Entrepôt➔Produits➔Produits
Dans le cas d’une réduction oubliée ou accordée après la facture, il convient de créer directement l’avoir. La réduction doit être créée comme un produit pour pouvoir figurer dans l’avoir.